Administración Financiera

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Con el fin de asegurar la gestión integral de los recursos físicos, financieros y humanos, el Colegio desarrolla dos (2) procesos de apoyo: Gestión de la Promoción Humana y Gestión de los recursos Físicos, Administración Financiera, que se constituyen en soporte fundamental para la prestación de un servicio educativo de calidad.

Estos procesos gestionan los recursos físicos, financieros, necesarios para garantizar las condiciones óptimas de desarrollo del servicio educativo y asegurar la sostenibilidad institucional. Las actividades a desarrollar son:

ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS

La responsabilidad y autoridad para la administración de los recursos financieros en el Colegio esta definida en el capítulo VII Administración Económica de las Constituciones de la Congregación de Dominicas de Santa Catalina de Sena y está apoyada por diferentes documentos como: el Directorio de la Congregación (Capítulo V), las Actas del XIX Capítulo General y el Manual Práctico de Procedimientos Administrativos, entre otros, que sirven de consulta y guía a la Rectora, Ecónoma y respectivos equipos de trabajo para organizar la administración económica y contable de cada obra educativa.

ESTABLECIMIENTO DE LAS PRIORIDADES DE INVERSION

Las prioridades generales de inversión de las Dominicas de Santa Catalina de Sena se definen en el Subproyecto de Comunicación de Bienes de las Actas del XIX Capítulo General. La administración económica tiene por objeto velar por el cumplimiento de los fines que tienen los bienes en la Congregación según las normas del Derecho Canónico y de las Constituciones (Confrontar Constituciones No. 331).

Las inversiones del Colegio son establecidas según el Plan Sexenal de Educación  de la Congregación y presupuestadas anualmente por la Comunidad de cada obra, en cabeza de la Rectora y/o Superiora Local, con base en: el diagnóstico estratégico, el despliegue del horizonte institucional, los resultados de la evaluación institucional anual, los estados financieros y el Plan de Inversión.

Para promover los núcleos de articulaciónestablecidos dentro del Plan Sexenal de Educación  2009-2014, que hacen énfasis en: Formar comunidades gestoras de su propio desarrollo que opten por la vida, leer los signos de los tiempos y vivir la cultura del mejoramiento a través del liderazgo y los proyectos comunes en el contexto de realidad, se asignan recursos específicos dentro del Plan de Inversión.

CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Anualmente se emiten los Estados Financieros de la Institución los cuales son revisados y aprobados por el Consejo General de la Congregación.

Periódicamente se verifica la ejecución presupuestal con el fin de controlar que los ingresos y gastos se mantengan dentro los rubros establecidos y propender por la sostenibilidad institucional.  La Congregación cuenta con un grupo de  profesionales especializados  en apoyar  la dirección de la Institución,  en aspectos relacionados con la  organización y gestiónde los procesos administrativos y financieros, quienes se encargan de practicar periódicamente  auditorias financieras y de Revisoría Fiscal para valorar el estado, uso y gestión de los recursos financieros.

INFRAESTRUCTURA Y MATERIALES

A través del plan de Inversión anual se gestionan la adquisición de nuevos equipos y materiales para cada una de las gestiones.  La infraestructura y materiales del Colegio se administra a través del proceso de Gestión de los recursos físicos.

De acuerdo a los estándares básicos establecidos por la Secretaria de Educación Distrital para las construcciones escolares los espacios físicos que posee el Colegio se informan anualmente en la Autoevaluación Institucional.

MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Desde el proceso Gestión de los recursos físicos, el Colegio asegura  el mantenimiento, seguridad, limpieza y mejoramiento de la planta física a través de:

a. Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo: Es un procedimiento que permite gestionar las actividades  de mantenimiento de la infraestructura, (aseo, recuperación, restauración, renovación y cuidado de mobiliario, equipos, planta física y materiales) con el fin de  garantizar las condiciones óptimas de operación y conservación.

El plan de mantenimiento forma parte integral del Plan de Inversión que se encuentra dentro del  presupuesto de ingresos y gastos anual.

 b. Programa de las 5 eses “Cinco en todo”: Con el apoyo del área de Ciencias Naturales, el Colegio implementa el Programa de las 5 Eses “Cinco en todo” para motivar, sensibilizar y capacitar al personal en el desarrollo de acciones estratégicas que permitan generar en el Colegio una cultura del  orden, limpieza, estandarización y auto disciplina en cada uno de los espacios y sitios de trabajo de la planta escolar. 

 c. Seguridad de las personas e instalaciones:  Para garantizar la seguridad de las personas e instalaciones se tiene contratada una empresa para el Servicio de vigilancia privada con cubrimiento las 24 horas del día. El proveedor suministra cámaras de de circuito cerrado de televisión y apoyo adicional en las jornadas especiales realizadas dentro del  Colegio.  Existe un sistema de alarma conectado con la Policía Metropolitana de Bogotá.

ADMINISTRACIÓN DE LOS PROVEEDORES:

El Colegio establece alianzas estratégicas y relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores, quienes se consideran parte fundamental y decisiva para la prestación de un servicio educativo de calidad.

Desde el proceso de Gestión de los recursos físicos el Colegio define los lineamientos para evaluar seleccionar y reevaluar los proveedores.

ADMINISTRACION DE LA INFORMACIÓN

El sistema de información del Colegio relaciona el conjunto de datos, métodos, medios e instrumentos que permiten coordinar los flujos y registros de la información interna y externa que es necesaria para realizar las actividades de planeación, implementación, evaluación y mejora de los procesos institucionales. Busca facilitar la comunicación entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa, mantener los requisitos de la documentación del Sistema de gestión, garantizar la recopilación y sistematización de la experiencia institucional, preservar el conocimiento teórico práctico y garantizar la eficacia de los procesos hacia el logro de los objetivos estratégicos, la consolidación de la cultura institucional y la mejora continua.