PROCESOS ADMINISTRATIVOS CLAVE

Los procesos administrativos clave del Colegio son los que suministran y gestionan los recursos físicos, financieros y de la información, necesarios para garantizar las condiciones óptimas de desarrollo del servicio educativo y asegurar la sostenibilidad institucional. La secuencia de las principales etapas y actividades que en ellos se suceden, se describe en la imagen de la izquierda

ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS

La responsabilidad y autoridad para la administración de los recursos financieros en el Colegio esta definida en el capítulo VII Administración Económica de las Constituciones de la Congregación de Dominicas de Santa Catalina de Sena y está apoyada por diferentes documentos como: el Directorio de la Congregación (Capítulo V), las Actas del XIX Capítulo General y el Manual Práctico de Procedimientos Administrativos, entre otros, que sirven de consulta y guía a la Rectora, Ecónoma y respectivos equipos de trabajo para organizar la administración económica y contable de cada obra educativa.

ESTABLECIMIENTO DE LAS PRIORIDADES DE INVERSION

Las prioridades generales de inversión de las Dominicas de Santa Catalina de Sena se definen en el Subproyecto de Comunicación de Bienes de las Actas del XIX Capítulo General. La administración económica tiene por objeto velar por el cumplimiento de los fines que tienen los bienes en la Congregación según las normas del Derecho Canónico y de las Constituciones (Confrontar Constituciones No. 331).

Estos fines son, ante todo, atender a las cosas necesarias para la vida de las hermanas, su apostolado y al deber de compartir con los pobres (Constituciones No. 332). “Todos los bienes que pertenecen a la Congregación y que, por tanto, conforman su patrimonio, por el hecho de ser ella una persona jurídica pública en la Iglesia, son eclesiásticos, noción esta que debe observarse para todos los efectos civiles y canónicos” (Constituciones No. 333).

Para proporcionar a la Congregación una mejor organización económica, es deber de cada obra aplicar los mecanismos más acordes con este propósito, pues la economía es fundamental para la buena marcha de la Congregación, el progreso de sus miembros, la eficacia de la misión y la comunicación cristiana de bienes.

ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA Y MATERIALES

La administración de la infraestructura y materiales del colegio se determina, coordina, organiza, controla, evalúa y mejora a través del proceso Gestión de los recursos físicos, al cual aplican los requisitos de la norma ISO 9001:2000.

CRITERIOS QUE UTILIZA LA INSTITUCION PARA LA CONSTRUCCION, EVALUACION Y ADECUACION DE LOS DISTINTOS ESPACIOS FISICOS

Para la planeación, diseño y ejecución de cualquier proyecto de mejora de la planta física, el Colegio tiene definidas algunas recomendaciones y estándares que permiten asegurar un acertado manejo de las condiciones arquitectónicas y técnicas de la infraestructura escolar, con el fin de facilitar todos y cada uno de los procesos estratégicos, pedagógicos y administrativos que en ella se desarrollan. Se contemplan los aspectos relacionados con el lote, las necesidades y características del proyecto de mejora, los criterios generales y particulares de diseño, y, especificaciones y fichas de los principales espacios.

RELACION DE LOS DIFERENTES ESPACIOS DEL COLEGIO

De acuerdo con la información presentada en la autoevaluación 2006-2007, la relación de los espacios con los que cuenta el colegio es:

MECANISMOS PARA EL MANTENIMIENTO, SEGURIDAD, LIMPIEZA Y MEJORAMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Desde el proceso Gestión de los recursos físicos, el Colegio asegura el mantenimiento, seguridad, limpieza y mejoramiento de la planta física a través de la implementación de los siguientes mecanismos y actividades:

Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo:
Es la herramienta que permite planificar y organizar las acciones de mantenimiento (aseo, recuperación, restauración, renovación y cuidado de mobiliario, planta física y materiales), de manera continua y permanente, con el fin de preservar y mantener las condiciones óptimas de operación de los elementos que constituyen la infraestructura o planta física del colegio, y donde se expresa la periodicidad, alcance, recursos, elementos de trabajo y responsables que garantizan el ciclo de la mejora continua (PHVA) en dichas actividades.

El plan de mantenimiento preventivo y correctivo del Colegio está organizado por zonas teniendo en cuenta los seis pisos, las zonas comunes, el coliseo, el sistema hidráulico y la red de sistemas que conforman la planta física.

Procedimiento de Mantenimiento:
En el proceso Gestión de los recursos físicos existe un procedimiento documentado donde se establecen los lineamientos, responsabilidades, etapas, registros y actividades a seguir para asegurar que las instalaciones se mantengan en óptimas condiciones de operación.

Programa de las 5 eses “Cinco en todo”:
Con el apoyo del área de Ciencias Naturales, el Colegio implementa el Programa de las 5 Eses “Cinco en todo” para motivar, sensibilizar y capacitar al personal en el desarrollo de acciones estratégicas que permitan generar en el Colegio una cultura del orden, limpieza, estandarización y auto disciplina en cada uno de los espacios y sitios de trabajo de la planta escolar. Este programa se encuentra documentado como parte del Proyecto estructural Aprendo a Ser y a Convivir.

Plan de Seguridad:
Es el mecanismo que permite planificar, implementar, controlar y mejorar la labor de los conserjes para mantener la seguridad de las personas, instalaciones y bienes del Colegio, el cual se realiza en intervalos periódicos de acuerdo con la organización interna del equipo de trabajo y del proceso.

RELACION CON LOS PROVEEDORES

Para asegurar oportunidad y calidad de los recursos adquiridos, el Colegio establece alianzas estratégicas y relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores, quienes se consideran parte fundamental y decisiva para la prestación de un servicio educativo de calidad. Con base en este propósito y desde el Sistema de gestión, los proveedores son seleccionados de acuerdo con criterios establecidos que especifican los lineamientos, requisitos y normativas que se usan para evaluar la eficacia de los productos y servicios que brindan a la institución. Anualmente, se les da a conocer el direccionamiento estratégico, los criterios de selección y evaluación, y, se les hace una retroalimentación permanente de las oportunidades de mejora que son detectadas y gestionadas a través de los procedimientos internos como control de no conformidades y acciones correctivas y preventivas.

Los criterios para la selección y evaluación de proveedores son los descritos en la imagen de la izquierda.

ADMINISTRACION DE LA INFORMACIÓN

El sistema de información del Colegio relaciona el conjunto de datos, métodos, medios e instrumentos que permiten coordinar los flujos y registros de la información interna y externa que es necesaria para realizar las actividades de planeación, implementación, evaluación y mejora de los procesos institucionales. Busca facilitar la comunicación entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa, mantener los requisitos de la documentación del Sistema de gestión, garantizar la recopilación y sistematización de la experiencia institucional, preservar el conocimiento teórico práctico y garantizar la eficacia de los procesos hacia el logro de los objetivos estratégicos, la consolidación de la cultura institucional y la mejora continua.